KPI是什麼?

KPI是什麼?

KPI的中文是「關鍵績效指標」

  • [Key] 關鍵
  • [Performance] 績效、表現
  • [Indicator] 指標、量化依據

關鍵績效指標是一項和目標或成果(Objective or Goals)息息相關的重要指標。因為我們都希望達成理想的成果、並且要定期衡量我們使用的策略有是否奏效,而KPI就是一項可以非常有效地幫助我們執行和測量的指標

KPI的定義是什麼?

根據加拿大知名數據分析公司Klipfolio,KPI的定義是:「衡量企業達成重要目標的量化依據」

關鍵績效指標主要追求的是特定時間內、特定目標達成的情形。企業組織也常使用KPI來量化不同層級目標的進度和概況,並藉此作為衡量、優化、調整的依據

KPI有哪些用途?

  • 根據Investopedia:KPI用於衡量一家公司的整體長期目標達成的績效
  • 根據牛津字典:KPI是一個可以把公司組織、企業員工的成功表現用數量化表示的指標

KPI可以幫助你看看自己距離目標還有多遠、目前完成的情況怎麼樣,並且進一步輔助你邁向成功,不管是企業、公司、團隊,或者是個人,都可以透過關鍵績效指標得到幫助

KPI是什麼

基本上你不太可能訂了一個目標之後就放著不管,所以制定KPI之後,適時地衡量和監督這項指標就是相當重要的一件事情

舉例來說:搜尋引擎優化師(SEO)的工作就是讓客戶的網站盡可能在一定時間之內得到理想且符合所需的搜尋流量、透過搜尋引擎來吸引對自己事業有幫助的客戶

如果一段時間之內成效不如理想,那麼就可能要檢視一下自己的行銷計畫是否有哪邊出了問題,並適時調整KPI

反之,如果定期查看後發現相關的流量數據都有穩定的成長、並且目標的關鍵字排名也有顯著的進步,那就表示我們所制定的KPI可能都有機會達成,也就能夠期待完成當初訂定的目標、甚至超過客戶的期待

總的來說,KPI可以確保你維持足夠的效率,並且能夠在截止時間之前完成任務

KPI的範例有哪些?

在不同的商業領域之中,關鍵績效指標往往也各不相同。以下針對幾個重要領域常見的KPI指標舉出範例:

專案管理(Project Management)的KPI

專案管理的KPI包含:

  • 『預定花費時數以及實際使用的時數』——整個專案進程中是不是花費太多的人力資源或消耗太多成本
  • 『超時的專案比例』是否理想——如果有太多的計畫都不在當初預定的時程內完成,那整體延宕的情況可能就會非常嚴重

KPI的範例

行銷領域的KPI

在行銷領域當中,常見的KPI包含造訪流量(Traffic)、互動次數(Engagement)、點閱率(Click Through Rate) 等等。這些數據的表現情況越好,往往也代表一個行銷企劃越成功

除此之外,彈出率(Bounce Rate)、離開率(Exit Rate)等通常較為負面的指標,一般來說則是追求越低越好。在一定時間之內將這些指標控制在一定的範圍內,也往往是重要的KPI指標之一

財務領域的KPI

在財務領域當中,重要的KPI包含了營業額(Revenue)、毛利率(Gross Profit)、淨利率(Net Profit)等等

  • 營業額:商業活動的收入總和,以金錢幣值來表示,營業額同時也作為其他重要財務KPI的計算依據
  • 毛利率:營業額減去銷貨成本後,佔營業額的比例,它代表著一個商業模式的獲利能力。健康的商業行為通常需要足夠的毛利率來支應相關的費用、人事成本等其他開銷
  • 淨利率:毛利率減除發生費用之後,佔營業額比例。淨利率往往被視為一個商業活動的最終獲利。因為合理的商業利潤必然需要扣除發生的成本,所以淨利才是到底有沒有賺錢的「真正」指標,正確的區分淨利率和毛利率指標,往往也是決定一家企業成敗的關鍵

KPI的類別有哪些?

根據KPI.org,關鍵績效指標可以區分為以下幾大種類:

  • 輸入(Inputs)——衡量輸出成果之前所需要投注的資源有多少
  • 過程(Process)——衡量效率、品質、穩定程度等指標
  • 輸出(Outputs)——顯示多少作業已經完成、實際的產出有哪些
  • 成果(Outcomes)——檢視一項計畫完成之後得到了哪些收穫,可能包含品牌曝光、銷售量、成交金額等等

而根據virtualstrategist,KPI有以下重要的組成元素:

  • 數據(Measure)
  • 目標(Target)
  • 來源(Source)
  • 頻率(Frequency)

由於KPI是一個量化的指標,將自己想達成的目標『數據化』就是一件非常重要的事

KPI的目標需要是可以互相比較的,例如今年的成長率對比去年的成長率、本季度的銷量比起去年度的銷量;錯誤的比較——例如將單位不同的成長率和成交量互相評比,就可能會導致KPI失去意義

KPI的來源需要是客觀且精確的,否則將會影響它的效率和準確度

KPI的頻率通常是以月度、季度或者年度為單位,清楚的定義KPI的衡量頻率是專業與效率的象徵

KPI計算

KPI計算

  • 數字的計算——KPI的最直接計算方式就是淺顯易懂的數字,像是增加的成交單數、開發的新客戶數量、填寫表單的人數等等
  • 比例的計算——關鍵績效指標也可能採用「比例」,例如回購率就是「再次消費的客戶與所有消費客戶的佔比」,例如毛利率就是「毛利佔營業額的比重」、點閱率就是「實際點擊數和觸及人數的比率」
  • 相對的計算——KPI除了絕對的指標,相對指標也是重要的判別依據,例如本年度相較於去年同期是否有成長?在大環境的變動之下,自己的公司比起其他競爭者受到影響的程度?或者是搜尋引擎演算法更動之後,流量的增減是否有比同性質的網站來得顯著?

進階運用:領先與落後的KPI指標

數據的比較與對照相當重要,適當搭配落後與領先的KPI指標有助於將你的KPI運用更上層樓

領先KPI指標(Leading Indicators)

領先KPI衡量的是企業在施行新策略之前的預測或趨勢,例如預期訂單數量、下年度的銷售成長率等等

雖然領先KPI對於預測將來表現提供了一定的依據,但這些尚未發生的指標通常不能準確代表實際的事實

落後KPI指標(Lagging Indicators)

落後KPI指標衡量的是已經發生過的事情,像是上一個季度的銷售、去年的淨利等等,由於這些指標已經發生,只要數據沒有計算錯誤,基本上都是精準正確的,但它們相對缺少的就是對將來的預測性

KPI的優缺點

KPI最大的優點是可以將抽象的目標加以量化,是個可以幫助公司與企業成長的重要利器

但如果一味的追求過於僵化的KPI,也可能造成反效果。KPI的另一面就是無法隨著外在條件自行變動,如果沒有意識到這個缺點適時調整,那它的缺點也將會顯現出來

KPI的優缺點

「數據會說話」

KPI的優點在於它可以有效地用可量化指標去衡量一個目標,方便決策者適時調整,而執行者也可以透過KPI審視和衡量自己的績效。如果少了KPI,在很多情況下決策將會難以執行,也不容易將複雜且模糊的商業目標精準的傳達給他人

數字是死的,人是活的

現實生活中的商業目標常常受到許多變數影響,並且帶有不少營運風險。但KPI指標制定之後並不會隨著這些外在因素變動,所以時常聽到員工被不合理的KPI壓得喘不過氣、或是刁難的客戶要求難以達成的KPI… …等等適得其反的副作用

所以,正確且合理的制定關鍵績效指標就是一件至關重要的事,如果外在條件有所變動,那麼KPI往往也需要跟著調整,才不至於失去KPI的意義

KPI常見問題Q&A

KPI是什麼?

KPI是公司用來衡量重要目標達成情況的量化指標依據

KPI的中文?

KPI的中文是『關鍵量化指標』,也被稱作主要績效指標、重要績效指標、績效評核指標等

KPI是什麼的縮寫?

KPI = Key Performance Indicator

KPI還有哪一些例子?

關鍵字在搜尋引擎的排名位置、投資的報酬率、預期未收到的帳款數量、新獲取的客戶名單數量、透過行銷活動轉成消費訂單的轉換率%

為什麼我們要回頭調整KPI?

在不同的時間點中,重要目標可能會改變,而且外在的環境條件和營運風險也可能影響整體計畫,所以適時的根據現實狀況調整KPI就會是至關重要的事,否則可能因此造成僵化、失去KPI的意義

為何KPI如此重要?

我們都希望自己的重要目標可以被達成,使用KPI有助於我們溝通目標、調整策略、確保效率,並據此達成想要的結果

哪些公司應該要使用KPI作為指標?

所有的商業活動和企業都應該考慮使用關鍵量化指標作為量化目標和幫助決策的依據

KPI的中文和全名